6 điều cần biết khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Trong chuyển đổi số hóa doanh nghiệp, việc đưa Giải pháp hóa đơn điện tử vào sử dụng đã tiết kiệm rất nhiều chi phi của doanh nghiệp. Sau đây là một vài thông tin cho khách hàng khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
1, Hóa đơn điện tử là gì ?
Tại điều 3 của thông tư 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử và đáp ứng quy định của pháp luật.
2, Các loại hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn xuất khẩu; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Chú ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3, Hóa đơn điện tử phải đáp ứng những nội dung, quy định nào ?
3.1, Hình thức của hóa đơn điện tử
Hình thưc thể hiện Hóa đơn điện tử phải tuân thủ phụ lục Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, về Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn….,
3.2 Các văn bản pháp luật nên tham khảo
Quyết định 635/QĐ-TCT quy định về thành phần chứa dưc liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.
Thông tư 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
4, Một số thắc mắc khi chuyển đổi tử hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
4.1, Hóa đơn điện tử có liên như hóa đơn giấy không ?
Hóa đơn điện tử không có liên như hóa đơn giấy, bên bán, bên mua và cơ quan thuế cùng sử dụng trên một bản thể hóa đơn điện tử duy nhất.
4.2, Khách hàng nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào?
Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng nhiều hình thức như sms, email, gửi thông qua trung gian.
4.3, Khi sai sót hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy không?
Về cơ bản là không:
Theo điều 9 của Thông tư 32/2011/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử sai sót:
- Nếu chưa gửi hóa đơn cho khách hàng, thì chỉ cần xóa hóa đơn và lập hóa đơn mới
- Nếu đã gửi cho khách hàng cần phải xem xét xem khách hàng đã kê khai thuế chưa:
+, Nếu chưa kê khai thuế thì chỉ cần lập biên bản hủy, xuất hóa đơn thay thế
+, Nếu đã kê khai thuế thì lập biên bản điều chỉnh, xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.
5, Các tổ chức chung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Cũng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì :
– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
6, Công ty cổ phần hóa đơn điện tử Newinvoice
Newinvoice với 9 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, và trong top 5 doanh nghiệp được Cục thuế Hà Nội tin tưởng đánh giá cao và giới thiệu các doanh nghiệp xử dụng, sản phẩm Hóa đơn điện tử của Newinvoice đã phục vụ hàng chục nghìn khách hàng doanh nghiệp góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm đến 90 % chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy.
Hiện nay Newinvoice đang có rất nhiều chính sách ưu đãi cho các doanh nghiệp mới.Xem ngay báo giá hóa đơn Newinvoice: https://newinvoice.com.vn/bao-gia/
Liên hệ ngay với chúng tôi qua :
Văn phòng đại diện: Phòng 203 tầng 2A, tòa nhà N04B1, đường Thành Thái, phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
HOTLINE :1900 633 651
facebook:https://www.facebook.com/newinvoice.vn
